Stichting Omnia Jeugdzorg is een unieke jeugdzorgaanbieder in Noord-Brabant, die begeleiding en ondersteuning biedt aan ouders die hulp willen bij het opvoeden. Omnia is uniek omdat de professionals uit verschillende bevolkingsgroepen komen. Hierdoor kunnen hulp en steun in uw eigen taal geboden worden door een professional die rekening houdt met uw cultuur.
Omnia biedt ook trainingen in verschillende talen aan. Bij het verlenen van de begeleiding en de behandeling, worden gegevens van u vastgelegd in een cliëntdossier. Omnia moet zich bij de verwerking van persoonsgegevens houden aan de wet. Voor deze verwerking gelden de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de bepalingen van de Jeugdwet. Daarnaast staan er belangrijke normen met betrekking tot de omgang met persoonsgegevens door de professionals van Omnia in de beroepscode voor
jeugd- en gezinsprofessionals (u vindt hierover meer informatie op de site van de Stichting Kwaliteitsregister Jeugd: www.skjeugd.nl). Wat er met uw gegevens gebeurt en wat uw rechten zijn, kunt u in deze folder lezen.
Het uitgangspunt bij de verwerking van persoonsgegevens is dat uw gegevens
vertrouwelijk worden behandeld. De professionals van Omnia zijn gebonden aan een geheimhoudingsverplichting. Dat betekent dat het uitgangspunt is dat alleen de professional van Omnia die u begeleidt en ondersteunt en zijn vervanger (bijvoorbeeld bij ziekte of vakantie) toegang hebben tot uw egevens. Zij mogen uw gegevens alleen met anderen bespreken als u daar toestemming voor geeft. Deze verplichting tot geheimhouding is niet absoluut. Er zijn uitzonderingen. In deze algemene leveringsvoorwaarden leest u daar meer over.
Sinds 25 mei 2018 geldt de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming, de nieuwe privacywet. Hierin zijn alle belangrijke rechten en plichten voor de verwerking van persoonsgegevens vastgelegd.
Een persoonsgegevens is elk gegeven dat herleidbaar is tot een natuurlijk persoon. De AVG maakt onderscheid tussen algemene persoonsgegevens en bijzondere persoonsgegevens. Een algemeen persoonsgegeven is een voor de hand liggend gegeven, bijvoorbeeld uw naam, adres en woonplaats. Een bijzonder persoonsgegeven is een gevoelig gegeven, zoals de informatie over uw etniciteit, religie of gezondheid. Omnia verwerkt beide soorten persoonsgegevens.
Omnia verwerkt uw persoonsgegevens in een digitaal persoonsdossier. Omnia zorgt ervoor dat dit digitale dossier goed beveiligd is. Omnia heeft beleid opgesteld voor het geval er vertrouwelijke informatie terecht komt bij personen die deze informatie niet mogen zien (een datalek).
Lees meer over Omnia en de AVG:
www.omnia-jeugdzorg.nl
www.autoriteitpersoonsgegevens.nl
Omnia werkt met een digitaal cliëntdossier. In het dossier staan alle gegevens die van belang zijn voor een goede uitvoering van de hulp. Het gaat om zowel administratieve gegevens als om beschrijvingen van uw situatie en de het verloop en de voortgang van de hulp die u ontvangt.
Omnia maakt samen met u een gezinsplan. Dit maakt ook onderdeel uit van het dossier. Behalve de gegevens van uw kind, staan in het dossier ook gegevens van de personen die direct betrokken zijn bij uw kind.
Het recht op inzage is vooral in de Jeugdwet geregeld. Omdat de begeleiding en behandeling van Omnia gericht is op u en uw kinderen, zijn er regels voor de inzage in de gegevens van uw minderjarige kinderen.
Onder het recht op inzage vallen alle persoonsgegevens, behalve rapporten en plannen die nog bewerkt worden en de persoonlijke werkaantekeningen. De professionals van Omnia leggen de belangrijke informatie vast in het dossier. Zij werken niet met werkaantekeningen.
Er mag altijd inzage worden gegeven in persoonsgegevens als degene op wie de gegevens betrekking hebben daarvoor toestemming geeft. Inzage door ouder met gezag Als ouder met gezag (of voogd) heeft u recht op inzage in de persoonsgegevens die uzelf en uw minderjarige kind betreffen. Inzage in de gegevens van uw kind wordt geweigerd indien:
Toelichting
U kunt te allen tijde een verzoek tot inzage doen. U heeft recht op inzage in de gegevens betreffende uzelf en uw minderjarige kind, met uitzondering van de hierboven genoemde gevallen. Dat betekent dat u geen recht heeft op inzage in de gegevens van uw partner, tenzij deze daar toestemming voor geeft. De professional van Omnia zal het dossier moeten opschonen voordat aan u inzage wordt verleend. Dat betekent dat persoonsgegevens van anderen eruit worden gehaald. Als u recht heeft op inzage, heeft u ook recht op een afschrift van alle stukken.
Uw verzoek tot inzage wordt binnen 1 maand beoordeeld door de professional. Als het dossier omvangrijk is, mag de professional deze termijn gemotiveerd verlengen tot twee maanden. Als u kopieën wilt van de gegevens, kan Omnia hiervoor een redelijke vergoeding vragen. Als ouder met gezag bent u de wettelijk vertegenwoordiger van uw kind.
In de wet is echter geregeld dat een kind naarmate het ouder wordt zelf meer beslissingen mag nemen. Dat is ook zo bij het verkrijgen van inzage. De privacyregels bepalen dat u als ouder met gezag als “derde” wordt beschouwd bij een inzage verzoek als uw kind 16 jaar of ouder is. Dat betekent dat uw kind van 16 jaar of ouder uitdrukkelijk toestemming moet geven voor deze inzage.
Is uw kind 12 jaar of ouder, maar nog geen 16, dan moet de professional bij uw kind vragen of hij instemt met het verlenen van instemming. Als er een verschil van mening is tussen u en uw kind, dan moet de professional een afweging van de belangen maken. De uitkomst van deze belangenafweging moet de professional met u en uw kind bespreken.
Is uw kind jonger dan 12 jaar dan heeft u recht op inzage in de gegevens van uw kind, tenzij er zwaarwegende belangen spelen die de hulpverlening in gevaar zouden brengen. Het zou dan bijvoorbeeld kunnen gaan om situatie waarbij er ernstige vermoedens van kindermishandeling spelen en er een melding bij Veilig Thuis is gedaan. De professional kan in dat geval beslissen dat bepaalde documenten (tijdelijk) niet ter inzage zijn.
Inzage door ouders zonder gezag
Een ouder zonder gezag heeft recht op inzage in zijn eigen persoonsgegevens. Er bestaat in beginsel geen recht op inzage in de gegevens van de minderjarige, tenzij de ouder met gezag en/of het kind hier uitdrukkelijk toestemming voor geeft. De ouder zonder gezag heeft wel recht op belangrijke informatie betreffende de verzorging en opvoeding van het kind. Dit is geregeld in het Burgerlijk Wetboek (art. 1:377c BW). Het geven van informatie is niet hetzelfde als het geven van inzage.
De professional mag deze informatie weigeren in de volgende gevallen:
Toelichting
De ouder zonder gezag heeft recht op inzage in zijn eigen gegevens. Ook heeft een ouder zonder gezag er recht op om door professionals ‘die beroepshalve’ beschikken over informatie over zijn kind geïnformeerd te worden door de professional. Het gaat dan om belangrijke feiten en omstandigheden over de persoon van het kind of diens verzorging of opvoeding. De professional bepaalt welke gegevens worden verstrekt.
In de wet wordt hier geen uitzondering gemaakt voor minderjarigen van 16 jaar of ouder. Als een kind van 16 jaar of ouder niet wil dat zijn ouder zonder gezag wordt geïnformeerd, dan kan de professional zich beroepen op de tweede uitzonderingsgrond.
In uitzonderlijke gevallen kan de professional ook de informatie weigeren als deze ook niet zou worden gegeven aan de ouder met gezag of aan degene die het kind opvoedt en verzorgt (denk aan een pleegouder).
Als u het niet eens bent met de beslissingen en/of de afwegingen van de professional kunt u naar de rechtbank. U kunt een verzoekschrift indienen waarin u vraagt om de vaststelling van een informatieregeling. Hiervoor heeft u een advocaat nodig.
Inzage door de minderjarige
Het recht op inzage van een minderjarige hangt af van hoe oud de minderjarige is. Er zijn 3
leeftijdscategorieën:
0 tot 12 jaar:
De minderjarige heeft geen recht op inzage in het dossier.
12 tot 16 jaar:
Vanaf 12 jaar heeft een kind wel recht op inzage in zijn eigen gegevens. Dit is anders als het kind “niet tot een redelijke waardering van zijn belangen in staat is”. De professional beoordeelt of er sprake is van zo’n situatie.
Vanaf 16 jaar:
Een kind 16 jaar en ouder heeft recht op inzage in zijn persoonsgegevens. Als een kind meerderjarig is geworden en na zijn 18e vraagt om inzage in het dossier, heeft hij recht op alle relevante gegevens uit het dossier, dus ook die gegevens die betrekking hebben op zijn ouders. Een kind heeft recht om te weten welke omstandigheden er toe hebben geleid dat de hulp van Omnia gevraagd en/of ingezet werd. De inzage kan worden geweigerd indien het meerderjarige kind niet tot een redelijke waardering van zijn belangen in staat is of de gegevens van de ouder van een zodanige aard zijn dat die beschermd dienen te worden. De professional van Omnia beoordeelt of sprake is van een van de uitzonderingsgronden.
Toelichting
0 tot 12 jaar:
Een kind van 12 jaar ouder heeft geen recht op inzage in zijn gegevens. Dit betekent overigens niet dat de minderjarige in geen enkel geval toegang tot zijn persoonsgegevens krijgt. Als een kind jonger dan 12 jaar hierom vraagt, bepaalt de professional of het belang van het kind zich niet verzet tegen het verlenen van inzage. Ook moet de professional het kind betrekken bij de hulpverlening op een wijze die past bij de leeftijd en de ontwikkeling van het kind.
12 tot 16 jaar:
Het uitgangspunt is dat een kind in deze leeftijdscategorie recht heeft op inzage in zijn persoonsgegevens. Dit is anders als het kind niet in staat is tot een redelijke waardering van zijn belangen. De professional betrekt de mening van de ouder met gezag bij de vraag of er redenen zijn om aan te nemen dat de minderjarige niet tot die waardering van belangen in staat is. De mening van de ouder is niet doorslaggevend, maar moet wel worden meegewogen door de professional.
Vanaf 16 jaar:
Ook hier geldt de uitzondering dat het recht op inzage door de minderjarige geweigerd kan worden als deze niet tot een redelijke waardering van zijn belangen in staat is. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn als er sprake is van een verstandelijke beperking of een psychische stoornis. Het gaat hierbij niet om algehele wilsonbekwaamheid, maar om de vraag of de minderjarige te zwaar wordt belast door kennis te nemen van de gegevens uit zijn dossier.
Inzage door een pleegouder
Een pleegouder heeft recht op inzage in zijn eigen gegevens. Tevens mag een pleegouder
kennis nemen van de gegevens van de minderjarige voor zover die van belang zijn voor de verzorging en opvoeding van de minderjarige.
De geheimhoudingsverplichting van de professional van Omnia heeft tot gevolg dat de professional geen informatie over een minderjarige en/of zijn ouder(s) mag verstrekken aan derden zonder dat de benodigde toestemming is verkregen. Zoals eerder al gezegd werd, is de geheimhoudingsplicht niet absoluut. Er zijn verschillende uitzonderingen op. Voordat de uitzonderingen aan bod komen, wordt eerst uitgelegd wie toestemming mag geven voor het verstrekken van persoonsgegevens van de minderjarige aan derden.
0 tot 12 jaar:
de ouder(s) met gezag geeft als wettelijk vertegenwoordiger toestemming aan de professional van Omnia om de informatie over de jonge minderjarige te verstrekken aan derden.
12 tot 16 jaar:
in deze leeftijdscategorie is het de minderjarige die toestemming geeft voor het verstrekken van informatie aan een derde, tenzij de minderjarige niet tot een redelijke waardering van zijn belangen in staat is. In dat geval mag de ouder met gezag toestemming geven.
Vanaf 16 jaar:
de minderjarige geeft toestemming voor verstrekking van zijn persoonsgegevens aan een derde, tenzij de minderjarige niet tot een redelijke waardering van zijn belangen in staat is. Als daarvan sprake is, beslist de ouder met gezag.
Toelichting
0 tot 12 jaar:
het uitgangspunt is dat beide ouders met gezag het eens moeten zijn met de verstrekking van de informatie aan derden. Het komt voor dat er verschil van mening bestaat tussen de beide ouders met gezag. Als dat het geval is, mag de professional van Omnia de informatie niet aan de derde verstrekken.
12 tot 16 jaar:
In deze leeftijdscategorie is de mening van de minderjarige doorslaggevend voor de professional van Omnia. Dat wil niet zeggen dat de professional de ouder(s) van de minderjarige niet betrekt bij het overleg over het verstrekken van informatie aan derden. De minderjarige moet wel in staat zijn tot een redelijke waardering van zijn belangen.
Vanaf 16 jaar:
Hier heeft de minderjarige het voor het zeggen. De professional is ook niet verplicht om de ouder(s) te betrekken bij het overleg over het verstrekken van informatie aan derden. De minderjarige moet wel in staat zijn tot een redelijke waardering van zijn belangen.
1. Informatieverstrekking aan een ouder zonder gezag.
Hiervoor is in beginsel de toestemming van de minderjarige (of diens ouder met gezag als wettelijk vertegenwoordiger) vereist. Maar ook als deze geen toestemming geeft, heeft de ouder zonder gezag recht op bepaalde informatie van beroepskrachten, zoals de professional van Omnia. De ouder zonder gezag heeft recht op belangrijke informatie betreffende de persoon van de minderjarige en diens verzorging en opvoeding. De professional bepaalt welke feiten en omstandigheden belangrijk zijn. Zie voor de uitzonderingen de tekst hierboven bij “inzage door ouder zonder gezag”.
2. Wettelijke mogelijkheden tot het verstrekken van informatie aan een derde.
Aan de gemeente ten behoeve van de toegang tot jeugdhulp, en voor zover noodzakelijk voor het verkrijgen van die jeugdhulp;
Aan een medewerking van Veilig Thuis in het kader van een melding op grond van de Meldcode Huiselijk Geweld en Kindermishandeling;
Een andere belangrijke wettelijke uitzondering: de professional van Omnia mag informatie uitwisselen met:
De professional hoeft geen toestemming te hebben voor het verstrekken van informatie aan een derde indien deze vorm van uitwisseling in de wet is geregeld. Wel zal hij u –eventueel achteraf– moeten informeren over de uitwisseling. De professional moet de uitwisseling ook vastleggen in het dossier. Tot slot zal de professional zich altijd moeten inspannen om met u in gesprek te blijven over de zorgen en/of de redenen van de melding.
De onder f genoemde situatie, het conflict van plichten, wordt ook wel een situatie van overmacht genoemd. Het gaat dan om een situatie waarbij de geheimhoudingsplicht van de professional botst met de zorg voor een cliënt. Het gaat dan om een noodsituatie waarbij de veiligheid van een kind en/of de cliënt alleen gewaarborgd kan worden door het doorbreken van de geheimhoudingsplicht. De professional mag in zo’n geval informatie uitwisselen als hij zorgvuldig afweegt of het gevaar alleen kan worden afgewend door bepaalde informatie aan een derde te verstrekken. Ook weegt hij af welke informatie noodzakelijk is om het gevaar af te wenden. Tot slot moet de professional de afwegingen vastleggen in het dossier.
Als cliënt heeft u het recht om aan de professional van Omnia te vragen persoonsgegevens te verbeteren of aan te vullen. Het gaat dan om verbetering van feiten. Het is niet bedoeld voor het corrigeren van de meningen of conclusies van de professional. Wel mag u als cliënt aan de professional vragen of hij aan het dossier wil toevoegen dat u de meningen en conclusies niet deelt. De professional moet uw zienswijze dan toevoegen aan zijn eigen bevindingen zodat duidelijk is dat u met de professional van mening verschilt.
Het recht op vernietiging en de verplichting voor Omnia om het dossier te bewaren hangen nauw met elkaar samen. In de Jeugdwet staat dat Omnia uw dossier 15 jaren moet bewaren. Deze termijn gaat in na afloop van de jeugdhulp.
De termijn is een richtlijn. Als de professional van mening is dat er zwaarwegende belangen zijn om het dossier langer te bewaren, dan mag Omnia uw dossier langer bewaren. Hij moet in het dossier vastleggen welke redenen er zijn om het dossier langer te bewaren. Hiervan kan bijvoorbeeld sprake zijn als uw minderjarige kind zelf een kind krijgt dat ook jeugdhulp ontvangt.
De verplichting tot het bewaren van het dossier kan korter worden als u Omnia schriftelijk verzoekt om het dossier, of delen daarvan, te vernietigen. U mag gedurende de gehele bewaartermijn aan Omnia vragen om het dossier te vernietigen.
De professional van Omnia moet u binnen een redelijke termijn (maximaal 4 weken) na het verzoek laten weten of het verzoek wordt ingewilligd. Het uitgangspunt is dat de professional het dossier op uw verzoek zal vernietigen. Als uw verzoek wordt ingewilligd, moet de professional binnen 3 maanden het dossier, of delen daarvan, vernietigen.
In de wet staat dat de professional mag beslissen om uw verzoek af te wijzen. Dit mag de professional alleen doen als de bewaring van het dossier “van aanmerkelijk belang” is voor ander. Hier kan sprake van zijn als er bijvoorbeeld nog jeugdhulp is voor een broertje of zusje in het gezin of als sprake is geweest van een situatie van kindermishandeling.
De professional moet na het verzoek tot vernietiging een belangenafweging maken. Als hij besluit om het dossier niet te vernietigen dan zal hij van dit besluit met de redenen daarvoor een aantekening in het dossier moeten maken.
Als de professional van Omnia een beslissing neemt waar u het niet mee eens bent, zijn er verschillende mogelijkheden om hier iets tegen te doen.
1. Indienen van een klacht.
Allereerst bestaat de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij Omnia tegen het besluit van de professional. De klacht zal in behandeling worden genomen. U kunt in de klachtenregeling meer lezen over de wijze waarop de klacht wordt behandeld.
2. Een klacht bij de Stichting Kwaliteitsregister Jeugd (SKJ)
Er kan een tuchtklacht worden ingediend bij het SKJ. De klacht moet gebaseerd zijn op de beroepscode voor jeugd- en gezinsprofessionals. Op de site van het SKJ staat hoe u een tuchtklacht kunt indienen: www.skjeugd.nl
3. Een klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens
Ook is het mogelijk om bij de Autoriteit Persoonsgegeven uw klacht neer te leggen. Hierover vindt u meer informatie op de site van de Autoriteit Persoonsgegevens (https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).
4. Een verzoek bij de rechtbank
Tot slot is het mogelijk om naar de rechter te gaan met een beslissing die Omnia heeft genomen. Het moet gaan over een beslissing met betrekking tot inzage, afschrift, correctie en/ of vernietiging. Hiervoor geldt een termijn van 6 weken. U heeft geen advocaat nodig voor dit verzoek.
